Informace o zpracování osobních údajů

Obchodní společnost Informační služby - energetika, a.s., IČO 26420830, se sídlem Praha 4, U Plynárny 500, PSČ 14100, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 7946 (dále jen „my“ nebo „ISE“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování Vašich osobních údajů a odpovídá za něj.  

Rádi bychom Vám v této Informaci o zpracování osobních údajů (dále jen „Informace“) poskytli přehledné a srozumitelné informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, o jejich kategoriích, rozsahu a účelu, pro který jsou zpracovávány, o zdroji, ze kterého jsou Vaše osobní údaje získávány a o osobách, kterým jsou Vaše osobní údaje předávány. Naleznete zde také informace o Vašich právech v oblasti zpracování osobních údajů.

Informace v tomto dokumentu platí pro fyzické osoby poskytující osobní údaje, především pro dodavatele ISE, ale v přiměřené míře se uplatní rovněž pro potenciální dodavatele (tj. osoby, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu) a na dodavatele bývalé, jejichž údaje stále můžeme za určitých podmínek zpracovávat. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce dodavatelů.

1. Kdo jsme a kde jak nás můžete kontaktovat?

Jsme členem koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492, se sídlem Národní 37, Praha 1 – Nové Město, PSČ 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou B 2337 (dále jen „PPAS“) a specializujeme se na komplexní tvorbu infrastruktury informačních a komunikačních technologií, implementaci informačních systémů a zajištění jejich provozu. Našim cílem je splnit veškeré požadavky na funkčnost, bezpečnost a kvalitu poskytovaných služeb. Více informací o našich činnostech naleznete na těchto webových stránkách. Pokud zde nenajdete odpovědi na své dotazy, které se týkají osobních údajů, nebo chcete některé informace podrobněji vysvětlit, můžete nás kontaktovat:

• e-mailem: info@ise.cz
• osobně v sídle naší společnosti
• poštou na adresu Praha 4, U Plynárny 500, PSČ 14100

Nepodaří-li se Vám vyřešit Vaši záležitost prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů, můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (poverenec@ppas.cz).

2. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Při zpracování osobních údajů respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

1. osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
2. shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
3. rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
4. jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
5. osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
6. zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

ISE je certifikovaná pro systém managementu bezpečnosti informací podle ČSN ISO/IEC 27001: 2014.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Pro účely, které jsou popsány dále v této Informaci, zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

1. identifikační a adresní údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, údaje o dokladech totožnosti, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firmu či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO;
2. elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky;
3. další osobní údaje potřebné pro plnění smlouvy: číslo bankovního účtu, výši plateb a případně další obdobné údaje;
4. další osobní údaje poskytnuté dodavatelem ve smluvních či v jiných dokumentech, při jednáních a při využívaní služeb ISE, a to včetně pozdějších aktualizací.

4. Jak získáváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje získáváme zejména:

• od Vás na základě Vašich žádostí a v rámci jednání o uzavření smlouvy; nebo při osobní nebo písemné komunikaci s Vámi, včetně komunikace emailem;
• od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat a předat nám je při splnění stanovených podmínek;
• z veřejně dostupných zdrojů, zejména ze sociálních sítí a internetu, pokud údaje sami zveřejníte; z veřejných rejstříků, zejména z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku.
• z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám poskytujete v souvislosti s využíváním našich služeb.

5. Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění účelu můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiné účely. Účely, pro které zpracováváme Vaše osobní údaje, jsou následující:

1. pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí,
2. pro účely našich oprávněných zájmů.

Ad a)          Pro účely uzavření smluv, pro účely plnění smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli, a při vyřizování Vašich žádostí

Zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smluv, a související fakturace, reklamací a komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Pro tyto účely jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola III. této Informace). Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu, dokud nejsou vypořádány závazky z těchto smluv.

Ad b) Pro účely našich oprávněných zájmů

Pro účely našich oprávněných zájmů je možné zpracovávat osobní údaje zejména tam, kde je potřeba chránit majetek nebo právo vymáhat naše oprávněné nároky.

Jedná se o následující oprávněné zájmy ISE:

• Vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků. Za účelem vymáhání pohledávek nebo obhajobu našich právních nároků jsou zpracovávány v zásadě veškeré osobní údaje, které o Vás zpracováváme (viz výše kapitola III. této Informace). Tyto Vaše osobní údaje předáváme za účelem vymáhání našich pohledávek třetím osobám, jak je blíže popsáno v kapitole VI. této Informace. Tyto osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu běhu promlčecích lhůt. V případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení je dále zpracováváme po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků. Pokud je podán mimořádný opravný prostředek, uchováváme tyto osobní údaje také během řízení o tomto mimořádném opravném prostředku.
• Poptávka produktů a služeb. Pokud jste náš stávající dodavatel, můžeme Vás v omezeném rozsahu oslovovat i bez Vašeho souhlasu v souvislosti s poptávkou Vašich produktů a služeb, které souvisí s produkty či službami, které jsme již od Vás čerpali, nebo čerpáme. Takové oslovování může být uskutečněno různými kanály, zejména telefonicky, poštou či elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a textových zpráv). V této situaci zpracováváme Vaše osobní údaje jen v omezeném rozsahu, obvykle jen Vaše identifikační údaje, adresní údaje a údaje o elektronickém kontaktu. Doba zpracování odpovídá době trvání smluvního vztahu mezi Vámi a ISE, nevznesete-li proti tomuto zpracování námitku; pak je takovéto zpracování okamžitě ukončeno. V případě využití zveřejněných údajů je jejich zpracování ukončeno okamžitě po odmítnutí nabídky.
• Řízení společnosti, výzkumy, vnitřní vyhodnocování a reporting. Pro efektivnější dosažení našich obchodních cílů a přizpůsobení produktů využíváme v omezeném rozsahu Vaše osobní údaje též pro potřeby statistických výzkumů, vnitřní administrativní potřeby, provádění analýz a pro interní reporting v rámci společnosti. Ačkoliv za vstup pro tyto činnosti mohou sloužit též Vaše osobní údaje, výsledky těchto činnosti mají obvykle anonymizovanou podobu. K dalšímu zpracování Vašich údajů v této souvislosti tudíž nedochází.
• Sdílení v rámci koncernu. V omezeném rozsahu může docházet též ke sdílení (a předávání) Vašich osobních údajů jiným společnostem koncernu PPAS, a to pro vnitřní administrativní účely. Tím nejsou dotčena ustanovení zvláštních právních předpisů, která sdílení či předávání osobních údajů zakazují. Ujišťujeme Vás, že všechny společnosti koncernu dodržují srovnatelná pravidla a zásady ochrany osobních údajů, jako dodržuje naše společnost.

6. Komu poskytujeme vaše osobní údaje?

Jak již bylo v úvodu zmíněno, Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci. To znamená, že určujeme účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme a stanovujeme prostředky zpracování. Pro plnění našich právních povinností jsme v některých případech povinni poskytovat Vaše osobní údaje třetím stranám, které jsou také v roli správců osobních údajů. Jedná se zejména o následující případy:

• poskytování osobních údajů na vyžádání orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení,
• poskytování osobních údajů jiným osobám v rámci uplatnění zákonem stanovených práv a plnění zákonem stanovených povinností.

Zpracováním Vašich osobních údajů můžeme pověřit i třetí osoby – zpracovatele. Zpracovatel osobních údajů je každý, kdo na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem, tedy ISE, zpracovává osobní údaje. V těchto případech je smluvně i regulací garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu ze strany ISE nebo koncernu PPAS. Aktuální seznam zpracovatelů je uveden na konci Informace v Příloze.

Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky. Do jiných zemí Vaše osobní údaje nepředáváme.

7. Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí dodavatelů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly dobře zabezpečeny a nemohly být zneužity.

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech ISE, případně v informačních systémech našich zpracovatelů.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především příslušnými zaměstnanci ISE a zpracovatele, kteří k osobním údajům potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a kteří jsou zavázáni k zachovávání mlčenlivosti o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce.

Se všemi případnými zpracovateli Vašich osobních údajů vždy uzavíráme písemnou smlouvu upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké jsou dodržovány v ISE.

8. Jaká jsou Vaše práva?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie osobních údajů, které zpracováváme.
2. Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.
3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů. Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, pokud budou naplněny podmínky stanovené právními předpisy.
4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů. Na vaši žádost můžeme za určitých, právními předpisy stanovených, podmínek omezit nakládání s Vašimi osobními údaji.
5. Právo na přenositelnost. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo na přenos takových osobních údajů jinému správci.

Dále bychom Vás rádi informovali, že neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás významně dotýkalo.

Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.

Příloha

Seznam zpracovatelů

K datu 25. 5. 2018 využíváme při zpracování Vašich osobních údajů níže uvedené třetí osoby, které jsou členy koncernu Pražská plynárenská a.s. Koncern je tvořen následujícími společnostmi:

Pražská plynárenská, a.s., IČO: 60193492;

Pražská plynárenská Servis distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 47116471; Pražská plynárenská Distribuce, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 27403505; Pražská plynárenská Správa majetku, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 27436551; Prometheus, energetické služby, a.s., člen koncernu Pražská plynárenská, a.s., IČO: 63072599; Informační služby - energetika, a.s., IČO: 26420830.